Начало работы. Подготовка справочников

Приступая к работе, необходимо заполнить следующие справочники:

1. Справочник графиков
2. Справочник статей учета
3. Справочник начислений
4. Справочник удержаний
5. Справочник выплат

Для настройки счетов следует использовать следующие бланки: Настройка счетов для формирования ЖХО для операций блока "Зарплата" и Настройка счетов для блока "Зарплата" для экспорта в ИБ8.х.

После подготовки и проверки указанных справочников необходимо заполнить справочник работников организации

Особое внимание следует уделить закладке "Зарплата", где можно указать необходимые данные для расчета заработной платы (тип работника, шкалы налогов и взносов, надбавки и удержания, данные с предыдущих мест работы и многое другое). Поле "Код категории" заполняйте ТОЛЬКО в случае, если оно отлично от кода категории застрахованного лица, указанного в реквизитах организации.

Обращайте внимание на дату начала действия значения (по кнопке ). Указанные значения будут действовать, лишь начиная с указанной даты "Актуально с..."!

После заполнения и проверки справочника работников надо заполнить места работы сотрудников . Создать места работы можно несколькими способами:

• из личной карточки сотрудника
• путем заполнения штатного расписания
• либо сформировав кадровые приказы

Также следует проверить настройки блока .

Для получения различной информации по работникам следует использовать Отчет по работникам (поименный список), в котором можно настроить фильтрацию работников и все необходимые столбцы для вывода данных.

Лицевые счета

Журнал лицевых счетов содержит всю информацию о расчете и выдаче заработной платы – т.е. является одним из основных хранилищ данных блока "Зарплата (оплата труда)".

Добавить лицевые счета можно несколькими способами:

• "вручную": нажмите кнопку на панели инструментов журнала либо используйте клавишу F7, или выполните двойной щелчок мышью на строке добавления (+)
• "групповым созданием" (метод подходит для первичного создания лицевых счетов - как в начале работы с программой, так и для вновь принятых на работу работников)
• "переносом лицевых счетов" с предыдущих периодов (метод отлично подходит для переноса уже существующих и ранее настроенных лицевых счетов)

Если Вы уже вели учет в другой программе, то следует воспользоваться импортом лицевых счетов из внешней базы для ускорения перехода и избежания ошибок при ручном вводе.

При переносе лицевых счетов с предыдущего периода будут также перенесены и расчеты (начисления, удержания, вычеты и выплаты) с учетом периода их действия.

Но если у Вас используются какие-либо начисления (например, разовые премии), удержания (например, за пользование телефоном) или выплаты, сумма которых различна от месяца к месяцу, то Вам может пригодится разноска видов расчета (начислений, удержания, выплат) в указанные лицевые счета.

До расчета заработной платы необходимо рассчитать больничные, отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск, приходящиеся на месяц расчета.

Межрастётные выплаты больничные, отпускные, компенсации и пр.

Порядок начисления больничных

1. добавить операцию в журнал больничных (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+])
2. рассчитать больничные (можно вывести и отчет по расчету сумм больничных - как из диалога расчета (кнопка "Отчет"), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм больничных)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее (!) подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога "Расчета сумм больничных")

Порядок учета отпуска

1. добавить операцию в журнал отпусков (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+]), отпуск можно добавить и через кадровый приказ об отпуске
2. рассчитать отпускные (можно вывести и отчет по расчету сумм отпускных - как из диалога расчета (кнопка Отчет), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм отпускных)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее (!) подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога "Расчета сумм отпускных")

Порядок учета компенсации за неиспользованный отпуск

1. указать дату увольнения сотрудника в личной карточке на закладке Места работы, либо через кадровый приказ об увольнении (по кнопке на панели инструментов, клавише F7 или двойному щелчку мышью на строке добавления [+])
2. рассчитать компенсацию (можно вывести и отчет по расчету сумм компенсации - как из диалога расчета (кнопка "Отчет"), так и запустив отдельный диалог отчета по расчету сумм компенсации)
3. разнести результаты расчета (в виде начислений) в заранее (!) подготовленные лицевые счета (нижняя часть диалога "Расчета сумм компенсации")

Если Вы ранее вели учет в другой программе, то для корректного расчета количества дней для компенсации за неиспользованный отпуск нет необходимости заводить отпуска в программу, начиная с даты работы сотрудника, а можно лишь указать дату начала расчета компенсации (в личной карточке работника на закладке "Зарплата"). Расчет количества дней для компенсации будет рассчитываться за период, начиная с указанной даты по дату увольнения, то есть до этой даты будет считаться, что сотрудник свои оплачиваемые отпуска уже отгулял.

Если сотрудник уволен в последний день месяца, то он попадет в расчет компенсации за следующий месяц. Это связано с особенностями расчета сумм компенсации за неиспользованный отпуск: полностью отработанный последний месяц работы должен включаться в базу для расчета среднего заработка.

Табельный учёт. Разноска времени

Табельный учет ведется с помощью журнала табельных листов. Добавить табельные листы можно двумя способами:

• вручную: нажмите кнопку на панели инструментов журнала либо используйте клавишу F7 или выполните двойной щелчок мышью на строке добавления [+] )
• групповым созданием табельных листов как для выбранных работников / должностей / отделов, так и для всей организации сразу

Существует алгоритм разноски видов времени в табельные листы, а при добавлении больничных и отпусков соответствующие коды видов времени автоматически разносятся в табельные листы (можно воспользоваться и алгоритмом импорта отклонений в табельные листы из журналов отпусков, больничных и командировок (из журнала кадровых приказов)).

После заполнения табельных листов можно экспортировать отработанное время и начисления, связанные с определенными видами времени (например, ночные, работа в праздничные дни), в лицевые счета для последующего расчета заработной платы.

Расчёт зарплаты

После заполнения лицевых счетов необходимо произвести расчет заработной платы.

Его можно произвести как вручную для каждого лицевого счета (по кнопке "Рассчитать"), так и группой по указанным отделам / должностям / работникам либо по всей организации сразу. Результаты расчета заработной платы можно сразу же посмотреть в отчете по расчету зарплаты (при установленной галочке "Выводить отчет"). Также после расчета возможно вывести отчетные формы Т-49, Т-51 и расчетные листки.

При внесении изменений в рассчитанные лицевые счета НУЖНО пересчитать заработную плату. Тоже самое касается и внесения изменений в связанные справочники (работников, начислений, удержаний, выплат и т.д.).

Формирование проводок по расчету заработной платы

Сформировать проводки по расчету заработной платы можно несколькими способами:

1. Для каждого лицевого счета по отдельности – поставить галочки Б/У и Н/У для расчета зарплаты в лицевом счете и сохранить лицевой счет
2. Запустить бланк «1.4 Формирование операций по начисленной зарплате для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем лицевым счетам, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге. Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

Начисление налогов и взносов. Формирование проводок

После расчета заработной платы производится начисление налогов и взносов. Отредактировать рассчитанные налоги и взносы можно в журнале налогов на ФОТ. После расчета налогов и взносов можно вывести отчет (как сразу после расчета при включенной опции "Выводить отчет", так и с помощью отдельного бланка отчета по налогам на ФОТ).

Способы формирования проводок по расчету налогов на ФОТ

Сформировать проводки по расчету налогов на ФОТ можно несколькими способами:

1. Для каждой операции по налогам на ФОТ по отдельности – поставить галочки Б/У и Н/У и сохранить операцию
2. Запустить бланк «2.3. Формирование операций по начисленным налогам и взносам для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем операциям, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге. Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

Выдача заработной платы

Выдача заработной платы может производиться как для выбранных работников / должностей / отделов, так и для всей организации сразу. Существует два вида выдачи выплат:

• расчет и выдача задолженности (например, выдача зарплаты)
• выдача заранее подготовленных в лицевом счете выплат (например, разнесенного ранее аванса или отпускных)

В диалоге выдачи выплат (как зарплаты, так и межрасчета) можно указать вид выдачи. Если вид выдачи не указан, то он будет взят из настроек вида выдачи лицевого счета.

После выдачи выплат возможно вывести отчетные формы Т-53, ведомость на перевод денег в банк (с последующей выгрузкой данных в файл), расходные кассовые ордера и расчетные листки.

Формирование проводок по выдаче зарплаты

Сформировать проводки по выдаче заработной платы можно несколькими способами:

1. Для каждого лицевого счета по отдельности – поставить галочки Б/У для выдачи зарплаты в лицевом счете и сохранить лицевой счет
2. Запустить бланк «3.3. Формирование операций по выдаче зарплаты для отражения в ЖХО» - тогда будут сформированы проводки по всем лицевым счетам, попавшим в выборку, задаваемую в диалоге (Рисунок …). Если у выгружаемых операций уже есть связанные хозяйственные операции (например, уже проводилось формирование хоз.операций), то будет выведено предупреждение об этом, согласившись с которым все связанные хоз.операции будут перезаписаны заново.

Для корректного формирования данных о перечислении НДФЛ, заполнения форм отчетности 4-ФСС и РСВ-1 и персонифицированного учета в ПФР необходимо указать платежные поручения о перечислении налогов и взносов в журнале учета платежей.

Причем в платежах на закладке "Прочие данные" необходимо указать период, за который перечисляются суммы (месяц, год) и КБК получателя платежа (выбирается из справочника КБК). Также на этой закладке можно привязать платеж к определенным лицевым счетам, для которых этот платеж и производился (учитывается эта привязка при распределении платежей по перечислению НДФЛ по сотрудникам).

Подготовка форм отчетности 4-ФСС и РСВ-1 и персонифицированного учета в ПФР возможна после расчета заработной платы, налогов и взносов, добавления платежных поручений по перечислению налогов и взносов и разноски перечисления НДФЛ по сотрудникам.

Для проверки сформированных сведений должна быть установлена на компьютере ПОСЛЕДНЯЯ версия программы проверки CheckXML и CheckPFR.