Организация электронного документооборота (ЭДО) в программе Инфо-Бухгалтер 8

В программе Инфо-Бухгалтер 8 в соответствии с Приказами ФНС реализован электронный документооборот (ЭДО) для следующих документов:

• Счёт-фактур (СФ);

• Универсальный передаточный документ (УПД);

• Акта;

• Расходная накладная (ТОРГ-12).

Для СФ и УПД реализована выгрузка в электронном формате ТОЛЬКО по Приказу от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ (ред. От 15.11.2024).

Для накладных (ТОРГ-12) и Актов действующих приказов два: Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и вышеназванный Приказ 820.

Перед началом выгрузки документа обязательно нужно заполнить данные ЭДО для вашей организации и контрагентов в справочнике организаций:

• Ввести в справочник организаций оператор (операторов) ЭДО, как отдельную организацию, и обязательно заполнить для них поля «Данные ЭДО», указав роль организации в процессе ЭДО, как «Оператор». Также необходимо ввести идентификатор ЭДО оператора.

• Для вашей организации и контрагентов заполняете поля:

  • Роль организации в ЭДО как «Участник»;

  • Оператор ЭДО участника. Это поле заполняется из справочника, сформированного на основе введенных в справочник организаций операторов ЭДО;

  • Идентификатор ЭДО участника/оператора. Это поле заполняется участником ЭДО.

• Для вашей организации вводите данные подписанта электронных документов через справочник уполномоченных лиц (поле «Уполн.лица»). Назначаете ему полномочие «Подпись эл. докум.» (поле «Полномочия»).

• В открывшемся редакторе полномочий, помимо самого полномочия, вводите основание полномочия (поле «Сведения о документе»), на основании чего сотруднику доверено полномочие подписывать электронные документы.

• B поле "Области полномочий подписанта (ЭДО)" строго для подписантов электронных документов проставляете код области полномочий подписанта из справочника, который для СФ и УПД – свой, для ТОРГ-12 и Актов – свой.

• Все остальные данные - опциональны, вводятся при необходимости, например:

  • Следующие поля заполняются в случае, если подписант - представитель другого Юридического Лица (ЮЛ):

    • Наименование организации уполн. лица;

    • ИНН организации представителя;

    • Основание полномочий организации уполн. лица.

  • Для подписанта в обязательном порядке заполняете поля «Должность», если он работник или представитель, и «Реквизиты государственной регистрации ИП», если он индивидуальный предприниматель.

• Для всех организаций в справочнике проверьте заполнение адресов в таблицах структурированного ввода, которые вызываются из соответствующих полей юридического и почтовых адресов. По крайней мере, обязательно должно быть заполнено поле "Код региона".

• В программе подключёна проверка адреса на сайте dadata.ru. Введённый одной строкой адрес, будет проверен, после выбора вариантов запишется в соответствии с форматом ЭДО в справочник организаций в структурированном, разбитом на составные части виде.

• Если планируется выгружать УПД, то при их выписке обязательно нужно заполнять поля «Содержание операции» и «Основания» (через таблицу, которая вызывается из этого поля).

• Выгрузка документов осуществляется через печатную форму документа (кнопка «Выгрузка на МН»).

• Предварительно по кнопке «Настройка выгрузки» необходимо выбрать директорию выгрузки и, для ТОРГ-12 и Акта, формат выгрузки по одному из двух Приказов ФНС.

• Для групповой выгрузки нужно использовать бланк «19. Экспорт документов в XML».

• Импорт осуществляется через бланки выписки документов (кнопка «Импорт из XML»). Для группового импорта используете бланк «20. Импорт документов из XML».

• При выгрузке документов, для вашей организации и контрагентов нужно будет обязательно выбрать следующих уполномоченных лиц:

  • Для всех документов обязательно необходимо выбрать строго одного подписанта электронных документов. Для этого уполномоченному лицу назначается полномочие - «Подпись электронных документов».

  • Для накладных (ТОРГ-12):

    • Для поставщика назначить ответственных за разрешение отпуска и непосредственно отпуск груза, а также главного бухгалтера. Ответственным за отпуск груза назначаются полномочия- «Разрешение на отпуск груза» и «Отпуск груза» соответственно.

Для бухгалтера указать в поле должность «Главный бухгалтер» и назначить полномочие «Подпись документов».

• • • Для покупателя, если выгружается титул покупателя, назначить ответственных за прием и получение груза. Для этого нужно выбрать полномочия «Принятие груза» и «Получение груза» соответственно.

  • Для актов:

    • Назначить ответственных за сдачу (для исполнителя)/приемку работ (для заказчика, если выгружается титул заказчика). Для этого выбрать полномочия - «Сдача выполн. работ(услуг)» и «Приемка выполн. работ(услуг)» соответственно.

  • Для накладных и актов, ответственных лиц можно назначить, выбрав их принудительно в бланках выставления накладных и актов. Все ответственные лица, по умолчанию, также отразятся в соответствующих печатных формах, если они не были выбраны принудительно.