Фильтрация операций в журнале хозяйственных операций

Фильтрация операций в журнале хозяйственных операций

В процессе ведения учета количество операций в ЖХО постоянно увеличивается. К концу года их число может достигнуть нескольких десятков тысяч. На практике встречаются случаи, когда число проводок в ЖХО превышает один миллион.

Очевидно, что просмотр такого большого журнала крайне неудобен и отнимает много времени.

Для облегчения работы можно выбрать из журнала группу операций или одну операцию. Для этой цели служит фильтр. Параметры фильтра задает пользователь. В соответствии с заданными параметрами программа фильтрует журнал и отображает на экране только те операции, которые соответствуют параметрам фильтра.

Фильтрация может быть произведена по любому признаку– названию документа, номеру рабочего места, дате операции, содержанию операции, номерам операций, сумме операции, дебету и кредиту счетов.

Для установки фильтра надо выбрать пункт меню Операции/Фильтр или кнопку

на панели инструментов. Откроется окно Фильтр хозяйственных операций (рис. 1).

Рис. 1: Фильтр хозяйственных операций

Для включения фильтра надо поставить отметку  в поле Фильтр включен и заполнить поля шаблонов.

Символ «*» означает, что фильтрация по данному признаку не выполняется. Если символ «*» стоит до или после других символов, то фильтрация производится при наличии этих символов в любом месте строки этого параметра.

Например, в поле Содержание указан шаблон *Иван*. Программа отфильтрует операции, в содержании которых имеется комбинация символов Иван.

Это может быть:

• Начислена зарплата Иванову А. П.;

• Сидоров Иван Петрович: возврат неиспользованной подотчетной суммы;

• Получена оплата от Иваненко А. А. и т.п.

Если указан номер счета и символ «*», то фильтрация осуществляется по всем субсчетам этого счета.

Например, в поле Кредит указан шаблон 70*. Программа отфильтрует все операции, в которых есть проводки по кредиту всех субсчетов счета 70.

Если в шаблоне указано 70/ШТ*, то будут отфильтрованы операции, в которых есть проводки по кредиту субсчетов субсчета 70/ШТ.

На рисунке показано заполнение шаблонов фильтра для просмотра в журнале хозяйственных операций информации, связанной с выплатой заработной платы через кассу и банк в период с 1 августа 2012г. по 01 октября 2012г. Для этого в шаблонах фильтра указано, что необходимо отфильтровать операции, которые имеют проводки по дебету счета 70 (по всем субсчетам) в корреспонденции со счетом 50 и счетом 51 (также по всем субсчетам).

Если в шаблоне Дебет указать 70 (без символа «*»), то в результате фильтрации не будет обнаружено ни одной операции, так как не существует операций, у которых в проводке указан дебет счета 70 (без субсчетов). Все проводки в обязательном порядке осуществляются по субсчетам последнего уровня.

После заполнения всех полей шаблона при необходимости можно указать диапазоны фильтрации (по дате, по сумме, по номерам операций) и другие параметры фильтра.

Для начала фильтрации нажмите кнопку ОК.

Если журнал хозяйственных операций открыт, то произойдет фильтрация операций в журнале и появится надпись «Отфильтровано».

Если журнал хозяйственных операций в момент установки фильтра закрыт, то фильтрация произойдет при открытии журнала.

Для снятия фильтра необходимо открыть окно Фильтр хозяйственных операций, убрать отметку  в поле «Фильтр включен» и нажать кнопку ОК.

Установленные параметры фильтра можно сохранить для последующего использования в файле. Для этого в открытом окне фильтра нажмите кнопку Сохранить. Программа предложит присвоить имя файлу и записать в каталог FILTERS. Вы можете присвоить любое имя с расширением .flt (например, выпл_зп.flt). Таким образом можно создать и сохранить множество фильтров, которые наиболее часто используются в бухгалтерской практике.

Для вызова фильтра из файла надо нажать кнопку Открыть и выбрать необходимый файл.