Заполнение справочника организаций

Заполнение справочника организаций

Предварительная запись в справочники производится следующим образом. Операции пункт меню Справочник организаций далее открывается справочник организаций.

Для добавления новой записи в справочник надо нажать клавишу F7 или дважды щелкнуть мышью по первой пустой строке справочника. Откроется окно Новая запись: выбор поля. В этом окне в соответствующие строки заносим реквизиты организации. Строка ID заполняется программой автоматически. Для заполнения строки Условный код надо вызвать план счетов, нажав кнопку

в правой части строки. Если для организации уже создан субсчет, то выделите его и нажмите ОК. Номер субсчета подставится в строку Условный код, а в строку Наименование - соответственно наименование организации (название субсчета).

Если субсчета для данной организации в плане счетов не существует, то его надо создать. Для этого пролистайте список субсчетов до конца, дважды щелкните мышью по первой пустой строке. Откроется окно Новый счет. Введите название организации и номер субсчета. После нажатия кнопки ОК субсчет будет добавлен в план счетов.

Далее заполняем строки ИНН, КПП.

При переходе на строку Банк при нажатии на кнопку

в правой части строки откроется дополнительное окно Справочник банков. Справочник банков заполняется аналогично справочнику организаций. После заполнения всех строк в окне Новая запись справочника банков и нажатия кнопки OK справочник банков закрывается и происходит возврат в окно Новая запись справочника организаций.

В строке Счета при нажатии на кнопку

в правой части строки откроется дополнительное окно Справочник счетов. В этом окне надо щелкнуть мышью по первой пустой строке – откроется еще одно окно Новая запись: выбор поля. В строке Код счета этого окна нажмите кнопку

и в открывшемся плане счетов, выберите необходимый субсчет. В строке Комментарий можно указать любую дополнительную информацию, например, краткое название организации.

Если одной организации в плане счетов соответствует несколько субсчетов, то их все надо занести в Справочников счетов.

После того как Справочник счетов заполнен нажмите кнопку ОК, закроется это окно и произойдет возврат к окну ввода новой организации. При этом в строке Счета будет указано количество субсчетов связанных с этой организацией.

Следующая строка Группы заполняется аналогично. Нажав кнопку

в этой строке, открываем окно Выберите группу. Щелчком мыши по первой пустой строке открываем еще одно окно Новая запись: выбор поля. Щелкнув мышью по строке Группа и затем нажав на кнопку

в этой строке, откроем еще одно окно в котором будут указаны группы (рис.1). Например, поставщики, покупатели, физические лица, налоговые органы и др. Выделяем необходимую группу, и нажав кнопку Выбрать, возвращаемся в предыдущее окно, в котором нажимаем кнопку ОК. Окно закрывается и мы возвращаемся в окно Выбор группы. Еще раз нажимаем кнопку ОК и возвращаемся в окно ввода реквизитов организации.

Рис. 1: оследовательность открытия окон при заполнении справочника организаций (выбор группы)

Затем заполняем строки Юридический адрес, Почтовый адрес, Телефон и другие строки этой таблицы. После заполнения всех реквизитов нажимаем кнопку ОК. Запись с реквизитами организации будет добавлена в справочник организаций.

Далее можно приступить к вводу реквизитов следующей организации. После завершения работы со справочником нажмите кнопку OK — окно Справочник организаций закроется.

В дальнейшем при вызове из различных документов этой организации (например, при оформлении платежного поручения) ее реквизиты будут автоматически занесены в оформляемый документ.

Занесение реквизитов в справочник возможно также и в процессе ежедневной работы. При оформлении документов или типовых операций через определенные поля доступен справочник организаций. При отсутствии организации в справочнике запись для нее можно сформировать непосредственно при подготовке документов. В этом случае при вызове из оформляемого документа справочника организаций, в него нужно занести ее реквизиты в соответствии с порядком, описанным выше. Эти данные сразу будут подставлены и в оформляемый документ.