Краткое описание принципов работы с блоком «Бухгалтерская отчетность» программы «Инфо-Бухгалтер 10»

Смотрите также материалы в статьи Инфо-Бухгалтер 10: Бухгалтерская отчетность

1. Начало работы

Для формирования документов бухгалтерской отчетности необходимо:

• Создать пользовательский шаблон документа бухгалтерской отчетности;

• Выбрать из списка требуемый документ и сформировать его, в соответствии с установками в диалоге настроек;

• Проверить результаты автоматического формирования документа, при необходимости - внести корректировки;

• Выгрузить документ на магнитный носитель для представления в электронном виде.

2. Создание пользовательского шаблона

Добавление шаблона

Для открытия справочника шаблонов выберите пункт меню:

Операции >> Отчетность >> Бухгалтерская отчетность >> Справочники >> Шаблоны

Для удобства применения шаблоны сгруппированы по приказам, которыми они утверждены. Выбрав соответствующий приказ можно перейти к выбору формы документа бухгалтерской отчетности, шаблонов их заполнения, а также к разделам каждой формы, и строкам каждого раздела.

Для добавления пользовательского шаблона к отчётному документу необходимо выбрать приказ и его форму, а затем с помощью окна Добавление шаблона добавить шаблон (рисунок 1)

Рисунок 1: Добавление шаблона

Состав и назначение полей окна Добавление шаблона:

• Код шаблона - идентификатор шаблона в справочнике. Лучше использовать значащий код, для облегчения поиска и навигации по справочнику, например сокращенное название организации или Пользовательский.

• Наименование – наименование шаблона, для облегчения его поиска, при выборе в диалоге заполнения.

• Шаблон-основание – шаблон, строки из которого будут скопированы в создаваемый шаблон.

После заполнения необходимых данных нажмите кнопу ОК - будет произведена проверка заполненных полей. В случае возникновения ошибок, их список будет отображён при нажатии на иконку подсказчика.

Редактирование строки шаблона

После добавления пользовательского шаблона, в него будут скопированы все строки из шаблона-основания. В дальнейшем, они могут быть отредактированы (возможно добавление и удаление строк документа) (рисунок 2).

Рисунок 2: Редактирование строки шаблона

Состав и назначение полей окна Изменение данных строки шаблона:

• Код – идентификатор строки. Отвечает за порядок вывода строки в документе.

• Код показателя – код показателя, отображаемый в графе "Код". Так же участвует в формировании формул для расчета итоговых строк.

• Наименование – наименование строки, отображаемое в графе "Наименование показателя".

При нажатии на кнопку редактирования наименования, можно также указать начертание шрифта, используемого при выводе строки (например: жирный, наклонный), а также стиль выравнивания по краям и величину отступа от начала строки.

• Код выгрузки – идентификатор элемента, для выгрузки строки в электронном виде.

• Комментарий – произвольный комментарий.

• Формулы – список формул, используемых для расчета каждой графы в форме бухгалтерской отчетности.В таблице отображается номер графы в форме: наименование графы и формула расчёта.

• Включена – если строка выключена, то она полностью исключается из расчета и не будет отражена в документе.

• Обязательная – обязательные строки будут всегда отображаться в документе, вне зависимости от настроек параметра Выводить на печать доп.строки с нулевыми значениями в диалоге заполнения форм бухгалтерской отчетности.

• Рассчитываемая – в отличии от выключенной, нерассчитываемая строка, будет отображаться на форме, но её поля будут исключены из расчета.

Ввод формул

Для изменения формул используется окно Ввод формулы..., вызываемое по двойному щелчку мыши по формуле соответствующей графы документа (рисунок 3)

Рисунок 3: Ввод формул

Состав и назначение полей окна Ввод формулы...:

• Формула – формула, на основании которой будут рассчитаны поля графы в строке.

Формула создаётся автоматически, по переменным из закладки Обороты >> Остатки, но так же может быть скорректирована вручную.

• Закладка "Обороты >> Остатки

  • Знак – знак переменной (по-умолчанию – плюс);

  • Переменная – автоматически создаваемая переменная которая используется в расчете формулы. Это поле не доступно для редактирования;

  • Тип – принимает значение оборот по кредиту, оборот по дебету, остаток по дебету или остаток по кредиту;

  • Период – период расчета переменной. Возможные значения:

    • Отчетный – период, выбранный в окне заполнения формы;

    • Предыдущий – период, аналогичный выбранному, за предыдущий год;

    • Предшествующий – период, аналогичный выбранному, за год предшествующий предыдущему;

    • Первый квартал – первый квартал года, указанного в окне заполнения формы;

    • Полугодие – первое полугодие года, указанного в окне заполнения формы;

    • 9 месяцев – третий квартал года, указанному в окне заполнения формы;

  • Счет – счет, на основании которого формируется оборот или остаток. Если к счету предусмотрена аналитика, то её так же можно указать, в контекстном меню. Меню вызывается при нажатии правой кнопки мыши;

  • Корр. счет – корреспондирующий счет и аналитика по нему.

Обратите внимание, что нажатие клавиши "Del" удаляет выбранное значение счета или корреспондирующего счета, а клавиша "F8" – удаляет всю переменную целиком и исключает её из формулы.

• Закладка "Функции" – функции, использование которых допустимо в формуле.

Обратите внимание, что синтаксис функций полностью соответствует синтаксису внутреннего языка программирования, например МАКС(ОСДК_01, 0)

• • АБС – абсолютное значение (модуль) числа;

  • МИН – минимальный из аргументов;

  • МАКС – максимальный из аргументов;

  • ОКРУГЛ – округление числа, до знака;

  • РУБ – целая часть числа;

  • КОП – дробная часть числа;

  • ИТОГО – итого по строке (используется без параметров);

• Закладки "Разделы" – в закладках каждого раздела перечислены переменные, которые могут так же использоваться в формулах, и соответствуют рассчитанным значением в ячейках указанного кода показателя.

По двойному щелчку мыши, выбранная переменная подставляются в формулу (рисунок 4).

Рисунок 4: Закладка с разделами

Например, формула "стр1100_01 + стр1200_01", для графы "Отчетный год", складывает значение ячейки, соответствующей коду показателя "1100", раздела "01" и ячейки, соответствующей коду показателя "1200", раздела "01" (рисунок 5).

Рисунок 5: Пример заполнения формы бухгалтерского баланса

Значение результата формулы будет следующим: 447.00 + 2349.00 = 2796.00

Создание строки шаблона

Для создания строк вписываемых показателей, можно воспользоваться двумя способами:

• По нажатию клавиши "F7", создать новую строку и вручную заполнить все поля окна Ввод формулы...;

• Установить курсор на строке, к которой будет добавлен вписываемый показатель и выбрать из контекстного меню, вызываемого по правой клавиши мыши, пункт Вписываемые показатели (аналогично комбинации "Сtrl+F7"), по которому откроется окно Добавление строки шаблона, с уже заполненными основными полями (рисунок 6).

Рисунок 6: Добавление строки шаблона

При создании вписываемых показателей (см. поле Код выгрузки), будет автоматически вычислен код строки, код показателя и подставлен элемент выгрузки в электронном виде, соответствующий выбранной нами строки.

Обратите внимание, что вписываемые показатели, являются необязательными для отображения и по умолчанию, создаются с отключенным признаком Обязательная.

3. Формирование документов бухгалтерской отчетности

Для формирования документов бухгалтерской отчетности выберите при помощи меню:

Операции >> Отчетность >> Бухгалтерская отчетность >> Документы бухгалтерской отчетности

документ бухгалтерской отчетности, который необходимо сформировать. В результате выбора откроется окно настроек (рисунок 7).

Рисунок 7: Основные данные

Следует обратить внимание, что наименование окна, соответствует наименованию выбранного документа. Это значительно уменьшает вероятность ошибок пользователя, так как остальные компоненты окон настроек всех документов — идентичны. Кроме того, все установки и настройки, выполненные пользователем запоминаются и будут применяться до очередного изменения.

Окно настроек, в нашем примере - Бухгалтерский баланс (см. рисунок 7) имеет закладки:

Основные данные, Данные для печати, Настройки.

Закладка "Основные данные"

Состав и назначение полей закладки Основные данные:

• Организации – наименование организации из справочника организаций;

При отсутствии наименования, форма будет сформирована по основной организации, указанной в параметрах учёта организаций. В случае выбора нескольких организаций, результаты оборотов по ним будут просуммированы.

• Шаблон – наименование шаблона, на основании которого будет произведён автоматический расчёт показателей документа бухгалтерской отчётности;

Обратите внимание, что к выбору будут предложены все существующие в программе шаблоны, относящиеся к формируемому документу, в строгой зависимости от приказа Минфина России, установившего его форму.

• Отчетный период – период за который будут рассчитаны показатели отчётного документа;

• Вид документа – принимает значение первичный или корректирующий. Для корректирующего документа, необходимо так же указать номер корректировки (1 — 999);

• Дата составления – дата составления документа.

• Единица измерения – значение в соответствии с кодом по Общероссийскому классификатору единиц измерений (ОКЕЙ): 384 - тыс. рублей, 385 - млн. рублей или 383 - рубль.

Обратите внимание, что значение 383 - рубль применяется лишь при формировании документов внутренней отчетности, а также в целях дополнительного контроля и поиска ошибок и пр.

Закладка "Данные для печати"

На закладке Данные для печати представлены реквизиты документа, которые будут отображены при распечатывании документа (рисунок 8).

Рисунок 8: Данные для печати

Состав и назначение полей закладки Данные для печати:

• Вывод подписи – обеспечивает выбор фамилий, имен и отчеств должностных лиц которые будут подписывать документ;

• Даты – выбор дополнительных дат, для отображения в документе при выводе его на печать.

У разных форм, количество полей могут незначительно отличаться. Они заполняются в соответствии с предназначением документа.

Закладка "Настройки"

На закладке Настройки представлен простой инструментарий, позволяющий пользователю выполнить дополнительные настройки документа в зависимости от требований потребителей отчётной информации (рисунок 9).

Рисунок 9: Настройки

Состав и назначение полей закладки Настройки:

• Округление сумм – принимает значение до расчета суммовых строк или после расчета суммовых строк.

В зависимости от выбранного метода округления:

• • по каждому показателю документа будет предварительно произведено округление и затем уже по округленным суммам, рассчитаны итоговые строки,

  • итоговые строки будут рассчитаны на основании результатов остатков или оборотов, в зависимости от документа, а затем будут округлены все показатели документа.

Дополнительно можно указать, производить округление до рублей или до копеек. Обратите внимание, что значение до копеек применяется лишь при формировании документов внутренней отчетности.

• Документ на дату — возможные значения: 1-й день после отчетного периода или последний день отчетного периода.

Например, для документов годовой отчётности, поле периода в форме будет заполнено либо как "На 1 января 2013 года", либо "На 31 декабря 2012 года" соответственно.

• Прочее – дополнительные настройки вывода формы на экран.

• • Рассчитывать показатели формы – рассчитывать форму на основании выбранного шаблона, или оставлять поля не рассчитанными, для ручного заполнения.

• • Выводить на печать доп.строки с нулевыми значениями – при снятии галочки, строки, отмеченные в шаблоне как необязательные (т.е, без галочки Обязательная), при отсутствии у них значений – могут быть пропущены.

• • Выводить коды показателей – при установленной "галочке", после графы "Наименование показателя", будет выведена графа Код.

У разных форм, количество полей могут незначительно отличаться в зависимости от требований потребителей информации, содержащейся в отчетных документах.

После заполнения необходимых данных нажмите кнопу ОК - будет произведена проверка заполненных полей и в случае возникновения ошибок, их список будет отображён при нажатии на иконку подсказчика.